Vad är Validoo?
Validoo är GS1 Swedens datapool för produktinformation. Leverantören lämnar uppgifterna om sina produkter en gång, och köparna hämtar dem därifrån. Här står vad det innebär för dig som leverantör.
I stället för att fylla i ett formulär per kund lägger du artikelinformationen i Validoo, och handeln hämtar den ur samma källa. Dagligvaruhandeln, foodservice, apoteken och dryckesbranschen använder poolen — Systembolaget, Axfood, Coop och ICA hämtar alla ur den.
Uppgifterna följer GS1-standarden, samma format som används internationellt. Det är därför fälten har nummer som T0154 för GTIN och T4020 för bruttovikt: namnen kommer ur standarden.
Validoo prövar varje sändning mot ett regelverk. Det som håller registreras, det som inte håller avvisas med en regelkod som säger vad som är fel.
Vem behöver Validoo?
Den som säljer varor till en köpare som hämtar sin artikelinformation ur poolen.
Säljer du till Systembolaget, till någon av de stora dagligvarukedjorna eller till grossister och foodservice är det ofta köparen som kräver att artiklarna ligger i Validoo. De bygger sina sortiment, sina hyllplaner och sin logistik på uppgifterna därifrån.
Det gäller importörer lika mycket som tillverkare. En importör av vin lägger upp flaskorna, kartongerna och pallarna precis som en svensk bryggare gör med sina burkar — med egna eller tillverkarens GTIN.
För att kunna lämna uppgifter behöver du vara kund hos GS1 Sweden och ha ett GLN, och uppgifterna skickas till Validoo genom ett system från en systemleverantör.
Så går en artikel genom Validoo
Från uppgifterna du fyller i till uppgifterna köparen läser.
Du bygger artikeln, nivå för nivå
Basenheten — flaskan, burken, paketet — och nivåerna ovanför den: kartongen, pallen. Varje nivå har eget GTIN, egna mått och egna vikter, och hierarkin säger hur många av varje som ryms i nästa.
Systemet skickar den till Validoo
Artikelinformationen skickas i GS1:s format till poolen. Det sker från systemet du använder, inte från ett formulär hos varje köpare.
Validoo prövar den mot regelverket
Vikter som inte går ihop, en saknad basenhet eller en tullkod med fel längd fäller sändningen. Svaret kommer med en regelkod, och artikeln rättas och skickas igen.
Mottagarna får uppgifterna
Köparna som tar emot dina artiklar får dem genom poolen. En godkänd sändning i Validoo är ändå inte samma sak som en godkänd artikel hos köparen — Systembolaget, till exempel, meddelar sina egna avslag separat.
Ändringar skickas som korrigeringar
När något ändras skickar du artikeln igen med det nya värdet, och mottagarna får rättelsen. Vissa uppgifter går inte att ändra när artikeln väl är registrerad, till exempel nettoinnehållet — då är det en ny artikel med nytt GTIN.
Ska du ansluta dig för första gången står de sex stegen hos GS1 i guiden Kom igång med Validoo.
Ord du kommer att möta
GTIN
Artikelnumret i streckkoden. Varje förpackningsnivå har ett eget, och ett GTIN som en gång använts får aldrig återanvändas till något annat.
GLN
Numret som identifierar ditt företag hos GS1. Det står som avsändare på allt du skickar till Validoo.
GPC
GS1:s produktklassificering. Klassen avgör vilka uppgifter som krävs — ett vin frågas om alkoholhalt och årgång, ett livsmedel om ingredienser och näringsvärde.
Hierarki
Hur nivåerna hänger ihop: hur många flaskor i en kartong, hur många kartonger på en pall, och vilken nivå som går att beställa och fakturera.
Mottagare
Köparen som ska ha uppgifterna, angiven med sitt GLN. Systembolaget har egna krav utöver poolens, och de syns först när artikeln skickas till dem.
Validoo med Pimble
Pimble är en verifierad systemleverantör till GS1 Sweden och Validoo.
I Pimble bygger du artiklarna med alla nivåer, och systemet kör samma kontroller som Validoo innan något skickas. Det som skulle avvisats syns i fältet det gäller, inte i ett svar från poolen dagar senare.
Har du redan artiklar i Validoo hämtas ditt register in, med hierarkier och bilder, när GS1 har ställt om ditt konto. Du börjar alltså inte om från ett tomt formulär.
Kom igång med Validoo
Läs guidenSex steg hos GS1 innan första sändningen, och de vanligaste felen som stoppar en artikel.
Vanliga frågor om Validoo
Är Validoo samma sak som GS1?
Validoo är GS1 Swedens datapool, en tjänst inom GS1 Sweden. GS1 är organisationen som ger ut GTIN och GLN och står bakom standarden uppgifterna följer.
Behöver jag Validoo för att sälja till Systembolaget?
Systembolaget hämtar artikelinformationen ur Validoo, så uppgifterna om dina produkter behöver ligga där. Systembolaget har dessutom egna krav, till exempel på bilderna, och meddelar sina egna avslag separat.
Vad betyder det när en artikel avvisas?
Sändningen bröt mot en regel i Validoos regelverk, och svaret anger vilken. Artikeln rättas och skickas igen. Ett system som kör samma kontroller före sändningen fångar de flesta felen innan de når poolen.
Kan jag byta system om jag redan har artiklar i Validoo?
Ja. Du ber GS1 Swedens kundservice ställa om ditt konto till den nya systemleverantören och skicka ditt register dit. Till Pimble görs det normalt inom två arbetsdagar, och avtalet med den tidigare leverantören säger du upp själv.
Var loggar jag in i Validoo?
Validoo och dina kunduppgifter hos GS1 sköts av GS1 Sweden, och deras egna tjänster når du via gs1.se. Artiklarna lämnar du från systemet du använder — med Pimble gör du det härifrån.
Redo att komma igång?
Skapa konto och ta en artikel hela vägen till en mottagare — fem artiklar är gratis, utan tidsgräns. Kör du fast är det bara att höra av sig: mejla [email protected] eller skriv några rader i formuläret, samma människor läser båda.